คู่มือฉบับนี้สำหรับ สมาชิกทั่วไป คือเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการเรื่องร้องเรียน
· ระบบเลือกฉบับจอคอมพิวเตอร์/จอมือถือให้อัตโนมัติ กดปุ่มด้านบนเพื่อสลับดูได้
คู่มือการใช้งาน
สำหรับสมาชิกทั่วไป (เจ้าหน้าที่หน่วยงาน)
ศูนย์ดำรงธรรมจังหวัดสุรินทร์
ระบบฐานข้อมูลจัดการเรื่องร้องเรียน / ร้องทุกข์
ภาพประกอบทั้งหมดเป็นภาพหน้าจอจริงของระบบ โดยใช้ข้อมูลสมมติ
๑ สมาชิกทั่วไปทำอะไรได้บ้างอ่านข้อนี้ก่อน ระบบแบ่งผู้ใช้เป็นหลายระดับ “สมาชิกทั่วไป” คือเจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน
ซึ่งเห็นและดำเนินการเฉพาะเรื่องของหน่วยงานตนเอง เพื่อคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ร้อง
หากเปิดระบบแล้วไม่พบเมนูบางอย่างในคู่มือของผู้ดูแลระบบ ถือเป็นเรื่องปกติ ไม่ใช่ความผิดพลาด
ความสามารถ สมาชิกทั่วไป
ดูเรื่องของหน่วยงานตนเอง ✓ ค้นหาเรื่อง / พิมพ์เอกสารของเรื่อง ✓ รายงานผลการดำเนินงาน (ตอบกลับ) พร้อมแนบไฟล์ ✓ รับเรื่องใหม่เข้าระบบ ✓ แก้ไขข้อมูลโปรไฟล์และรหัสผ่านของตนเอง ✓ ดูเรื่องทั้งจังหวัด เฉพาะของหน่วยงาน เพิ่ม/ลบหน่วยดำเนินการ · ยุติเรื่องในภาพรวม – ตอบในฐานะหน่วยงานอื่น · มาร์คแจ้งเตือน – ลบเรื่อง · จัดการบัญชีเจ้าหน้าที่ · ตั้งค่าระบบ –
งานประจำวันของสมาชิกทั่วไป มีเพียง ๓ อย่าง คือ
① เปิดหน้าหลักดูว่ามีเรื่องใหม่หรือเรื่องใกล้ครบกำหนดหรือไม่
② เปิดเรื่องอ่านรายละเอียด
③ รายงานผลการดำเนินงานกลับเข้าระบบ
๒ เข้าสู่ระบบขั้นตอน
เปิดเว็บของระบบ จะพบหน้าเข้าสู่ระบบ
กรอก ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน ที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ
กด เข้าสู่ระบบ
ลืมรหัสผ่าน → กด ลืมรหัสผ่าน ระบบจะส่งลิงก์ตั้งรหัสใหม่ไปที่อีเมลที่ลงทะเบียนไว้
ยังไม่มีบัญชี → กด ลงทะเบียน แล้วรอผู้ดูแลระบบกำหนดหน่วยงานและสิทธิ์ให้
หน้าเข้าสู่ระบบบนจอคอมพิวเตอร์ — ปุ่มคู่มือการใช้งานอยู่ใต้ช่องกรอก หน้าเข้าสู่ระบบบนจอมือถือ ห้ามใช้บัญชีร่วมกัน ทุกการกระทำในระบบถูกบันทึกชื่อผู้ทำไว้ในไทม์ไลน์
การให้ผู้อื่นใช้บัญชีของท่านทำให้ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ และท่านต้องรับผิดชอบผลที่เกิดขึ้น
๓ หน้าหลัก — ดูงานของตนเองในหน้าเดียวประโยชน์ เห็นภาพรวมทันทีว่ามีเรื่องใหม่กี่เรื่อง ค้างดำเนินการกี่เรื่อง
และมีเรื่องใดใกล้ครบกำหนดรายงานผล โดยไม่ต้องไล่เปิดทีละเรื่อง
หน้าหลักบนจอคอมพิวเตอร์ หน้าหลักบนจอมือถือ สิ่งที่ควรดูทุกเช้า
ส่วนที่แสดง ความหมาย / สิ่งที่ต้องทำ
เรื่องใหม่ เรื่องที่เพิ่งส่งมาถึงหน่วยงานท่าน และยังไม่มีการตอบกลับ — ควรเปิดอ่านภายในวันนั้น กำลังดำเนินการ รับเรื่องแล้ว อยู่ระหว่างดำเนินการ — ต้องรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ ใกล้ครบกำหนด / เกินกำหนด เรื่องที่ถึงวันครบกำหนดรายงานผล — ให้จัดลำดับทำก่อน ยุติเรื่อง เรื่องที่ปิดแล้ว เก็บไว้เพื่อค้นย้อนหลังและใช้ทำรายงาน
กดที่ตัวเลขหรือชื่อกลุ่มบนการ์ด ระบบจะพาไปยังบัญชีเรื่องที่กรองไว้ให้แล้ว
๔ หน้า “เรื่อง” — บัญชีเรื่องที่ต้องดำเนินการบัญชีเรื่องบนจอคอมพิวเตอร์ บัญชีเรื่องบนจอมือถือ — แสดงเป็นการ์ดทีละเรื่อง อ่านตารางอย่างไร
ช่อง อธิบาย
รหัสติดตาม รหัสประจำเรื่อง ใช้อ้างอิงเวลาติดต่อศูนย์ดำรงธรรมหรือแจ้งผู้ร้อง ชื่อเรื่อง กดเพื่อเปิดรายละเอียดเรื่อง ผู้ร้อง ชื่อผู้ยื่นเรื่อง — บางเรื่องผู้ร้องขอปกปิดข้อมูล ระบบจะซ่อนให้เอง สถานะ ขั้นของเรื่องในขณะนั้น (ดูข้อ ๘) ครบกำหนดรายงานผล วันที่ต้องรายงานผลกลับ · ใกล้ครบกำหนดจะขึ้นป้ายสีเตือน
ปุ่มกรองด้านบนตาราง (เรื่องใหม่ / กำลังดำเนินการ / ยุติเรื่อง …) จะค้างอยู่ จนกว่าจะกดเปลี่ยน
— ถ้าหาเรื่องไม่พบ ให้ดูก่อนว่าค้างอยู่ที่กลุ่มใด
๕ ค้นหาเรื่องหน้าต่างค้นหาเรื่องร้องเรียน หน้าต่างค้นหาบนจอมือถือ ขั้นตอน
กดปุ่ม ค้นหาเรื่องร้องเรียน เหนือบัญชีเรื่อง
ติ๊กถูกหน้าหัวข้อ ที่ต้องการใช้เป็นเงื่อนไข — หัวข้อที่ไม่ติ๊ก ระบบจะไม่นำมาคิด แม้จะมีค่าค้างอยู่กรอกหรือเลือกค่าในหัวข้อนั้น เช่น รหัสเรื่อง · ช่วงเดือน/ปี · ประเภทเรื่อง · อำเภอ/ตำบล · ชื่อผู้ร้อง
กด ค้นหา
ยิ่งติ๊กหลายหัวข้อ ผลยิ่งแคบลง เพราะทุกเงื่อนไขต้องเป็นจริงพร้อมกัน
· ถ้าค้นไม่เจอ ให้ลดจำนวนหัวข้อที่ติ๊กลง แล้วค้นใหม่
ช่องที่ต้องพิมพ์เอง (ไม่มีรายการให้เลือก เพราะรายการยาวเกินหน้าจอ) ได้แก่
เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ · หน่วยงานดำเนินการ · ตำบล — พิมพ์เพียงบางส่วนของคำก็ค้นได้
เมื่อไม่มีเรื่องตรงตามเงื่อนไข ระบบจะขึ้นข้อความ “ไม่พบเรื่องที่ต้องการค้นหา” ไม่ใช่หน้าว่าง
๖ เปิดดูรายละเอียดเรื่องหน้ารายละเอียดเรื่องบนจอคอมพิวเตอร์ หน้ารายละเอียดเรื่องบนจอมือถือ ส่วนประกอบของหน้า
ส่วน ใช้ทำอะไร
หัวการ์ดเรื่อง เลข ID · รหัสติดตาม · ชื่อเรื่อง — ใช้อ้างอิงในหนังสือราชการ ข้อมูลผู้ร้อง ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์สำหรับติดต่อกลับ รายละเอียดเรื่อง เนื้อความที่ผู้ร้องแจ้ง พร้อมไฟล์แนบ (ถ้ามี) ประวัติการตอบกลับ รายงานผลของทุกหน่วยงานเรียงตามเวลา ไทม์ไลน์ ลำดับขั้นการดำเนินงานของเรื่องนี้
หน่วยงานอื่นที่ร่วมดำเนินการในเรื่องเดียวกันจะเห็นรายงานของท่านด้วย
— เขียนให้เป็นภาษาราชการที่พร้อมเสนอผู้บังคับบัญชาเสมอ
๗ รายงานผลการดำเนินงาน (การตอบกลับ)ประโยชน์ การตอบกลับของหน่วยงานผู้รับผิดชอบคือสิ่งที่ระบบนับเป็น
“รายงานแล้ว” และนำไปใช้ทำรายงานเสนอผู้ว่าราชการจังหวัด
แบบฟอร์มตอบกลับบนจอคอมพิวเตอร์ แบบฟอร์มตอบกลับบนจอมือถือ ขั้นตอน
เปิดเรื่อง แล้วเลื่อนลงมาที่ช่อง ตอบกลับ
พิมพ์ผลการดำเนินงาน — ระบุสิ่งที่ทำไปแล้ว · ผลที่ได้ · ขั้นตอนต่อไปและกำหนดเวลา
แนบไฟล์หลักฐาน (ภาพถ่าย หนังสือ รายงานการประชุม) ที่ปุ่มแนบไฟล์
เลือก สถานะ ให้ตรงกับความจริง
กด ส่ง
ข้อความตอบกลับที่บันทึกแล้ว พร้อมปุ่ม แก้ไข · พิมพ์ · ลบ ข้อความตอบกลับบนจอมือถือ ข้อความที่ส่งแล้วยัง แก้ไข ได้ และกด พิมพ์ เพื่อออกเป็นหนังสือราชการรูปแบบบันทึกข้อความได้ทันที
แนบไฟล์ไม่ได้ ให้กดดู ข้อจำกัดการอัปโหลดไฟล์ ใต้ช่องแนบไฟล์ — มีทั้งจำนวนไฟล์ ขนาด และนามสกุลที่อนุญาต
๘ สถานะเรื่องและไทม์ไลน์การ์ดจัดการเรื่อง — เปลี่ยนสถานะและกำหนดวันรายงานผล การ์ดจัดการเรื่องบนจอมือถือ เลือกสถานะให้ถูก
สถานะ ใช้เมื่อไร
เรื่องใหม่ ยังไม่ได้เริ่มดำเนินการ (ระบบตั้งให้เองเมื่อมีเรื่องเข้ามา) กำลังดำเนินการ รับเรื่องแล้วและกำลังทำอยู่ — ใช้กับรายงานความคืบหน้า รอข้อมูลเพิ่มเติม ต้องรอเอกสารหรือคำชี้แจงจากผู้ร้อง/หน่วยงานอื่น ยุติเรื่อง ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว — ในภาพรวมของเรื่องผู้ยุติคือศูนย์ดำรงธรรมจังหวัด
ไทม์ไลน์ บันทึกทุกการกระทำพร้อมชื่อผู้ทำและเวลาโดยอัตโนมัติ
ใช้เป็นหลักฐานย้อนหลังได้ และกดปุ่ม พิมพ์ไทม์ไลน์ เพื่อออกเป็นเอกสารได้
๙ การพิมพ์เอกสาร
ปุ่ม ได้เอกสารอะไร
พิมพ์ (ในหัวเรื่อง) รายละเอียดเรื่องทั้งหมดพร้อมข้อมูลผู้ร้อง พิมพ์ (ที่ข้อความตอบกลับ) บันทึกข้อความตามระเบียบงานสารบรรณ อ้างถึงเรื่องเดิมก่อน แล้วจึงเป็นเนื้อความรายงานผล พิมพ์ไทม์ไลน์ ลำดับขั้นการดำเนินงานทั้งหมดของเรื่อง
ตั้งค่าหน้าต่างพิมพ์
ขนาดกระดาษ A4
มาตราส่วน 100%
ปิด หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ของเบราว์เซอร์ (ไม่งั้นจะมี URL และวันที่ติดมาด้วย)
ต้องการไฟล์ PDF ให้เลือกปลายทางเป็น บันทึกเป็น PDF
๑๑ ข้อมูลโปรไฟล์และรหัสผ่านหน้าข้อมูลโปรไฟล์บนจอคอมพิวเตอร์ หน้าข้อมูลโปรไฟล์บนจอมือถือ เมนูรูปโปรไฟล์
กดที่รูปโปรไฟล์/ชื่อของท่าน จะมีเมนู ๓ รายการ
โปรไฟล์ แก้ไขชื่อ ตำแหน่ง เบอร์โทร อีเมล รูปประจำตัว และเปลี่ยนรหัสผ่าน คู่มือการใช้งาน เปิดคู่มือฉบับนี้ได้ทุกเมื่อ ไม่ต้องออกจากระบบ ออกจากระบบ ออกจากระบบ — ควรกดทุกครั้งเมื่อใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ร่วมกับผู้อื่น
ชื่อ ตำแหน่ง และเบอร์โทรในโปรไฟล์ จะถูกนำไปแสดงท้ายข้อความตอบกลับของท่าน
— กรอกให้ถูกต้อง เพราะปรากฏในเอกสารที่พิมพ์ออกไป
๑๒ ข้อควรระวังเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลข้อมูลในระบบนี้มีชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ร้อง ซึ่งเป็นข้อมูลส่วนบุคคล
การเปิดเผยโดยไม่มีอำนาจหน้าที่มีความผิดตามกฎหมาย
ไม่ถ่ายภาพหน้าจอที่มีข้อมูลผู้ร้องส่งในกลุ่มไลน์หรือช่องทางส่วนตัว
ไม่ส่งต่อเอกสารที่พิมพ์ออกให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการ
เรื่องที่ผู้ร้องขอปกปิดข้อมูล ระบบซ่อนให้แล้ว — ห้ามนำไปเปิดเผยต่อไม่ว่าช่องทางใด
ออกจากระบบทุกครั้งเมื่อใช้เครื่องร่วมกับผู้อื่น และไม่บันทึกรหัสผ่านไว้ในเครื่องสาธารณะ
๑๓ ปัญหาที่พบบ่อย
เข้าสู่ระบบไม่ได้ ตรวจว่าเปิด Caps Lock อยู่หรือไม่ · หากลืมรหัสผ่านให้กด “ลืมรหัสผ่าน” หรือแจ้งผู้ดูแลระบบตั้งใหม่ให้ ไม่เห็นเมนูบางเมนู เมนูจัดการระบบสงวนไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ — เป็นเรื่องปกติของบัญชีสมาชิกทั่วไป ไม่พบเรื่องที่ต้องการ ดูว่าปุ่มกรองเหนือตารางค้างอยู่ที่กลุ่มใด · หรือเรื่องนั้นอยู่นอกสิทธิ์ของหน่วยงานท่าน ค้นหาแล้วไม่เจอทั้งที่มีเรื่องอยู่ ติ๊กหัวข้อไว้หลายหัวข้อเกินไป ทุกเงื่อนไขต้องเป็นจริงพร้อมกัน — ลดหัวข้อที่ติ๊กลงแล้วค้นใหม่ ตัวเลข “รายงานแล้ว” ไม่ขึ้น ระบบนับเฉพาะการตอบกลับของหน่วยงานที่รับผิดชอบ · การตอบของศูนย์ดำรงธรรมและผู้ดูแลระบบไม่นับ แนบไฟล์ไม่ได้ กดดู “ข้อจำกัดการอัปโหลดไฟล์” ใต้ช่องแนบไฟล์ — ตรวจทั้งขนาด จำนวน และนามสกุลไฟล์ หน้าจอยังเป็นแบบเก่า กด Ctrl +F5 (Mac: Cmd +Shift +R ) เพื่อล้างแคชของเบราว์เซอร์ พิมพ์แล้วขอบกระดาษเพี้ยน ตั้งกระดาษ A4 · มาตราส่วน 100% · ปิดหัวกระดาษและท้ายกระดาษ
ศูนย์ดำรงธรรมจังหวัดสุรินทร์
คู่มือสำหรับสมาชิกทั่วไป · ปรับปรุงเมื่อ ๒๖ สิงหาคม ๒๕๖๙
